Voor notariskantoren
Een artikel erbij, en de verwijzing wijst ergens anders heen
In statuten en reglementen verwijzen de artikelen naar elkaar. Komt er één artikel tussen, dan verschuift de nummering — en verwijst artikel 12, derde lid, ineens naar iets anders dan bedoeld.
Waarom het niet opvalt
Het document ziet er na die wijziging nog precies zo goed uit als daarvoor. De opmaak klopt, de nummering loopt door, er is geen foutmelding en geen rode streep. Alleen de verwijzing zelf is stil verhuisd.
Daarom wordt zo'n fout meestal niet bij het opstellen gevonden maar veel later, door iemand die het stuk gebruikt: een collega die naar het verkeerde lid wordt gestuurd, of een partij die zich op de verkeerde bepaling beroept. Op dat moment is de akte al gepasseerd.
Controleren helpt maar half. U kunt de verwijzingen bij elke wijziging nalopen, en dat werkt precies zo lang als iemand het volhoudt. Het is handwerk dat het document zelf zou moeten doen.
Hoe het werkt
Een artikel krijgt intern een naam in plaats van een nummer. Verwijst u ernaar, dan verwijst u naar die naam, en het document zoekt er bij het opmaken het juiste nummer bij. Voegt u later een artikel tussen, dan schuift de nummering mee — en de verwijzingen schuiven mee met de nummering.
In de tekst die u schrijft staat niet "artikel 12, derde lid" maar de naam van de bepaling waar u het over hebt. Komt er in artikel 12 een lid bij, vóór het lid waarnaar u verwijst, dan wordt dat het vierde — en op papier staat vanaf dan "artikel 12, vierde lid". Aan de verwijzing zelf hebt u niets gedaan, en dat blijft zo bij elke volgende wijziging.
Wat het verandert in de praktijk
Bij het opstellen
U schrijft de bepaling en noemt hem bij naam. Nummers hoeft u niet bij te houden; die worden bij het opmaken toegekend.
Bij een wijziging
Een artikel erbij of eruit, en de rest schuift mee. Er is niets na te lopen, want er staat nergens een nummer dat met de hand is ingetypt.
Bij een verwijzing die niet bestaat
Verwijst u naar een bepaling die u eerder hebt geschrapt, dan komt dat bij het opmaken naar boven in plaats van in het document terecht.
Het bewijs ligt op deze site
De algemene voorwaarden en de overeenkomsten van Xerdi zijn op deze manier gemaakt: geschreven door een jurist, opgemaakt met dit gereedschap. U kunt ze openen en de verwijzingen nalopen. Dat is een eerlijker bewijs dan een schermafdruk, want u leest het echte bestand.
Ook de brief die u kreeg is er zelf een voorbeeld van. De tekst staat daar één keer vast en de adressen komen uit een aparte lijst; niets is met de hand ingevuld wat het document zelf kan afleiden.
Die bestanden zijn PDF 2.0 en declareren PDF/A-4f voor duurzame archivering. Wat er bewust niet bij staat is PDF/UA-2, de norm voor toegankelijkheid: die stelt eisen aan de documentstructuur waar deze stukken nog niet volledig aan voldoen, en een norm noemen die je niet waarmaakt is erger dan hem weglaten.
Stuur één document
Het snelste antwoord op de vraag of dit bij u speelt, is één stuk dat u vaak uitgeeft — een model, een reglement, een set statuten. U hoort wat er aan verwijzingen in zit en wat het zou kosten om het zichzelf te laten bijhouden. Speelt het niet, dan hoort u dat ook.